DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Letzte Aktualisierung: April 2025

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

CREATIVE QUALITY, S.L.
Straße Arabial 45, Ladenlokal 59, C.C. Neptuno, Tür 5
18004 Granada, Spanien
USt-IdNr.: ESB18799353

Telefon: +34 958 536056
E-Mail: info@timelaboris.de

Datenschutzbeauftragter:
E-Mail: datenschutz@timelaboris.de
Postanschrift: Av. Fernando de los Ríos 11, Portal 2, 08029 Armilla (Granada), Spanien

Diese Datenschutzerklärung erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO - Verordnung (EU) 2016/679) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), soweit anwendbar.

2. Beschreibung der Dienste der Plattform

Time Laboris stellt eine cloudbasierte Plattform für das Personalmanagement bereit, die von Organisationen in ihrer Rolle als Arbeitgeber (nachfolgend „Kunden“) genutzt wird, um ihre internen HR-Prozesse zu optimieren. Die Plattform digitalisiert und zentralisiert Verwaltungsaufgaben in Bezug auf Mitarbeitende oder externe Beschäftigte (nachfolgend „Endnutzer“).

In diesem Zusammenhang agiert Time Laboris als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Wir handeln ausschließlich im Namen und auf Weisung unserer Kunden. Wir haben keine direkte Beziehung zu den Endnutzern.

Beispiele:

• Möchten Sie als Endnutzer auf Informationen zugreifen, wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber. Time Laboris darf Ihnen diese Informationen nur bereitstellen, wenn dies durch den Kunden oder eine befugte Behörde angeordnet wurde.
• Wenn ein Mitarbeiter oder Dritter (z. B. Freiberufler, Bewerber, ehemaliger Mitarbeiter) den internen Meldekanal unserer Plattform nutzt, verarbeitet Time Laboris personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, sofern keine anonyme Meldung erfolgt.

Folgende Kategorien personenbezogener Daten können auf der Plattform verarbeitet werden:

• Identifikationsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Indirekte Identifikatoren (Position, Geschlecht, Geburtsdatum, Benutzer-ID)
• Beschäftigungsdaten (Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Leistungsbeurteilungen)
• Finanzdaten (Bankverbindung, Gehaltsabrechnungen, Bankinformationen)
• Gerätedaten und Protokolle (IP-Adresse, MAC-Adresse, Weblogs)
• Weitere Daten, die durch den Kunden oder den Endnutzer hochgeladen werden

Wenn Sie sich über Google, Okta oder Microsoft Azure anmelden, erhalten wir zur Authentifizierung Namen, E-Mail-Adresse, Spracheinstellungen und Profilbild - gemäß Ihrer jeweiligen Datenschutzkonfiguration.

Die Verarbeitung umfasst Erhebung, Organisation, Speicherung und ggf. Löschung der Daten nach Ende der Vertragsbeziehung.

Für die Funktion Geolokalisierung wird Google Maps verwendet. Datenschutzinformationen dazu finden Sie unter: https://cloud.google.com/maps-platform/terms/maps-controller-terms

Werden Integrationen von Drittanbietern genutzt, gelten deren Datenschutzrichtlinien und Nutzungsbedingungen.

Darüber hinaus verarbeitet Time Laboris aggregierte und anonymisierte Nutzungsdaten ausschließlich zu statistischen und produktverbessernden Zwecken.

Nach Vertragsende werden Daten standardmäßig für maximal 48 Monate in einem S3-System gesperrt gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine frühere Löschung angefordert wird.

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Welche Daten Time Laboris verarbeitet, hängt von der jeweiligen Beziehung zur betroffenen Person ab (z. B. Interessent, Website-Nutzer, Kunde oder Endnutzer der Plattform). Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die möglichen Datenkategorien:

Interessenten / Website-Nutzer:

• Identitäts- und Kontaktdaten (Name, geschäftliche E-Mail, Telefonnummer, Anrede, Position, Unternehmensname, Branche, Land)
• Nutzungsdaten und Verhalten auf der Website (IP-Adresse, Webanalyse - nur mit Zustimmung)
• Präferenzen und Interessen in Bezug auf die Plattform und ihre Funktionen

Kunden:

• Identitäts- und Kontaktdaten der Ansprechpartner
• Vertrags- und Nutzungsdaten, Anfragen, Supportkommunikation, Rechnungsdaten

Endnutzer der Plattform:

• Vom Kunden eingegebene Daten zur HR-Verwaltung: Identifikationsdaten, Beschäftigungsdaten, finanzielle Informationen, Leistungsdaten, Gerätedaten usw.

Minderjährige:
Die Dienstleistungen von Time Laboris richten sich nicht an Minderjährige oder Personen ohne Geschäftsfähigkeit. Sollten wir feststellen, dass ein Minderjähriger unsere Plattform unberechtigt nutzt, behalten wir uns vor, das Konto zu löschen und die Daten gemäß der geltenden Datenschutzgesetze zu entfernen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Time Laboris verarbeitet personenbezogene Daten zu verschiedenen Zwecken und auf der Grundlage unterschiedlicher Rechtsgrundlagen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), abhängig von der Rolle der betroffenen Person (Interessent, Nutzer, Kunde oder Endnutzer der Plattform).

a) Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO):

• Versand personalisierter Werbenachrichten über verschiedene Kanäle (nur mit Einwilligung)
• Organisation und Teilnahme an Werbeaktionen, Webinaren oder Veranstaltungen
• Weitergabe von Kontaktdaten an Kooperationspartner (nur mit ausdrücklicher Zustimmung)
• Einsatz von Cookies zur Webanalyse (nur mit Zustimmung)
• Aufzeichnung von Meetings oder Videokonferenzen (nach vorheriger Zustimmung)

b) Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

• Verwaltung von Testzugängen zur Plattform
• Erstellung und Versand von personalisierten Angeboten
• Abwicklung der Kundenbeziehung (Support, Kommunikation, Rechnungsstellung)

c) Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):

• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, z. B. im Bereich der Geldwäschebekämpfung, Betrugsvermeidung oder Arbeitszeiterfassung (§ 16 ArbZG)

d) Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

• Versand von geschäftsbezogenen Werbemitteilungen an Ansprechpartner
• Nutzung von Drittplattformen (z. B. soziale Netzwerke) zur Ausspielung relevanter Werbung
• Erstellung von Nutzerprofilen und Segmentierung auf Basis vorheriger Interaktionen
• Durchführung von Zufriedenheitsumfragen
• Aufzeichnung von Kundenanrufen zur Qualitätssicherung
• Anonymisierte Auswertung von Nutzungsdaten zur Produktverbesserung

In allen Fällen, in denen eine Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse beruht, wurde eine Interessenabwägung vorgenommen, um sicherzustellen, dass Ihre Rechte als betroffene Person gewahrt bleiben.

Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen oder Ihre erteilte Einwilligung widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung berührt wird.

5. Datenweitergabe und internationale Datenübermittlungen

Time Laboris gibt personenbezogene Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich. In diesen Fällen erfolgt die Datenweitergabe stets unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzanforderungen, insbesondere durch Abschluss entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet grundsätzlich nicht statt. Sollte eine solche Übermittlung in Einzelfällen notwendig werden, stellt Time Laboris sicher, dass geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO bestehen - z. B. durch Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission oder den Abschluss von Standardvertragsklauseln.

Alle Daten werden innerhalb des EWR verarbeitet und in Infrastrukturumgebungen gespeichert, die den geltenden europäischen Sicherheits- und Datenschutzstandards entsprechen.

6. Profiling und automatisierte Entscheidungen

Time Laboris führt in bestimmten Fällen Profilbildungen durch, insbesondere im Zusammenhang mit Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen gegenüber Geschäftskunden, Leads und Website-Nutzern. Ziel ist es, Inhalte und Angebote besser auf die jeweiligen Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppen auszurichten.

Die Profile basieren z. B. auf:

• beruflicher Rolle und Position
• Branche und Unternehmensgröße
• vorherigem Verhalten auf unseren Webseiten oder Plattformen
• angefragten Funktionen oder genutzten Dienstleistungen

Diese Profilbildung dient der Personalisierung von Kommunikation und Inhalten.

Es werden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen getroffen, die eine rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Alle relevanten Entscheidungen erfolgen unter menschlicher Beteiligung.

Betroffene Personen haben das Recht,

• der Profilbildung zu widersprechen,
• Auskunft über die verwendete Logik und die zugrunde liegenden Daten zu verlangen sowie
• die Überprüfung durch eine natürliche Person einzufordern, ihre Sichtweise darzulegen oder die Entscheidung anzufechten.

7. Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben wird.

Insbesondere im Hinblick auf die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung gemäß § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) werden die entsprechenden Daten mindestens vier Jahre lang aufbewahrt.

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfrist werden die Daten sicher gelöscht oder – sofern möglich und zweckmäßig – anonymisiert, um sie beispielsweise für statistische oder analytische Zwecke weiterverwenden zu können.

8. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person haben Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Informationen darüber verlangen, ob und in welchem Umfang wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen lassen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass die Verarbeitung eingeschränkt wird.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitstellen oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen, insbesondere bei Verarbeitung auf Grundlage von berechtigten Interessen oder für Direktwerbung.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte verletzt wurden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an uns per E-Mail an: datenschutz@timelaboris.de (Betreff: „Datenschutz - Rechteausübung“). Wir behalten uns vor, Ihre Identität zu verifizieren, um Ihre Rechte ordnungsgemäß zu schützen.

Zuständige Aufsichtsbehörde in Deutschland ist:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).